Interview zum Do-it-yourself Loop Approach im DB Planet
Am 03.03.2022 erschien das Interview mit Olaf Faber im DB Update, einem exklusiven Bereich für Führungskräfte im Intranet (DB Planet) der Deutschen Bahn. Hierin teilte der Initiator des Do-it-yourself Loop Approachs seine Erfahrungen mit den übrigen 14.000 Führungskräften der Deutschen Bahn. Er nutzt die Chance seine Kern-Botschaft zu platzieren: Geht als Führungskräfte mutig voran, schafft Transformations-Freiräume zum Experimentieren, Erlenen und Üben eines neuen Mindsets für die sich verändernde Arbeitswelt!
Im Nachfolgenden ist das Interview in Gänze abgedruckt.
"Wir erleben einen neu gefundenen Zusammenhalt"
Manche Veränderungen im Berufsleben werden zufällig angestoßen, manche geplant. Bei Olaf Faber, Leiter Datenmanagement & Analytics Automat bei DB Vertrieb, war es eine Mischung aus beidem. Personelle Veränderungen im Team hat er genutzt, um schrittweise Veränderungen in der Art der Zusammenarbeit einzuführen. Die zentrale Rolle spielte dabei der Loop Approach - eine Methode, um bestehende Strukturen aus dem Inneren heraus zu transformieren. Wie die Mitarbeitenden im Team darauf reagiert haben, auf welche Weise sich die Zusammenarbeit verändert hat und was Führungskräfte bei einem Veränderungsprozess lernen können, lesen Sie hier auf DB Update.
Herr Faber, Sie haben sich zu Beginn der Jahres 2021 als Führungskraft die Frage gestellt, wie Sie mit Ihrem Team agiler und effektiver arbeiten können und trotz der Corona-Situation und mobilem Arbeiten den Zusammenhalt nicht verlieren. Wie kam es dazu?
In Summe gab es drei Impulse, mit denen ich mich schon eine Weile beschäftigt hatte:
- Zum einen arbeiten wir im kompletten Team schon seit 2020 im Homeoffice. Wir hatten unsere Meeting-Formate und die Regelkommunikation zügig auf MS Teams und OneNote umgestellt. Es zeigten sich jedoch leichte Tendenzen einer Entfremdung: Bedingt durch die Kommunikation über MS Teams ist die Körpersprache, die man sonst wahrnimmt, sehr eingeschränkt. Sofern die Kamera ausgeschaltet ist, leidet die nonverbale Kommunikation in Gänze.
- Zum anderen entwickelte sich eine Mitarbeiterin in Richtung DB Regio Bus weiter. Wir standen somit vor der Herausforderung, durch eine Produktivitäts-Steigerung im Team dasselbe Arbeitspensum wie zuvor hinzubekommen.
- Last but not least habe ich mich mit der Frage beschäftigt, wie ich selbst den Kulturwandel, der mit der Strategie der Starken Schiene und dem Kompass für ein starkes Miteinander verbunden ist, im Team aktiv ausgestalten kann.
Haben Sie das Projekt im Team vorher besprochen, wie konnten sich in diesem Fall die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbringen? Was waren die Reaktionen?
Es ist eher eine Transformation als ein Projekt, die im ersten Quartal 2021 durch ein Srcum-Experiment angestoßen wurde.
Bedingt durch die Veränderung im Tarifbereich, dass persönliche Ziele nicht mehr die Jahresabschlussleistung beeinflussen, hatte ich die Idee, Elemente von Scrum mit meinem Team auszuprobieren, ohne das komplette Scrum-Framework zu nutzen.
Im Rahmen der mein Performance Management-Einführung bildete ich ein Projektteam aus sieben Fachexpert:innen. Als Projektziel formulierte ich die „Entwicklung und Einführung eines Performance-Berichtes für unser Team; inklusive einer entsprechenden Beteiligung des Betriebsrates“. Es gab lediglich zwei Leitplanken von mir: Zum einen sollte es sich um Kennzahlen handeln, die mit einer Pönale-Vermeidung/-reduktion zu tun hatten. Zum anderen sollte es möglich sein, mit diesen Kennzahlen wirklich zu steuern. Alles sollte also im Verantwortungsbereich unseres Teams liegen. Wir haben uns regelmäßig getroffen, um die erreichten Ergebnisse zu betrachten. Nach zehn Wochen war der Job erledigt.
Das Projektteam genoss schon bald den neuen Arbeitsmodus sehr und wünschte sich in unserem letzten Termin einen Transfer in das Tagesgeschäft.
Das war der Moment, um einen beraterfreien Do-it-Yourself Ansatz des Loop Approachs (kurz #diyloop) zu initiieren und auszugestalten.
Wie verlief die Umsetzung in die Praxis? Wo hat es vielleicht gerade zu Beginn noch geruckelt – und wie haben Sie reagiert?
Im März 2021 machten wir uns im Team auf, um gemeinsam den Loop Approach zu erkunden: ohne dezidiertes Budget, jedoch mit viel Herzblut und der Überzeugung das Richtige zu tun. Ich überlegte mir, wer im Team Lust haben könnte, einen Transformationskreis zu bilden, um den Loop Approach abseits des Tagesgeschäftes auszuprobieren.
Letztendlich haben wir zwölf Lern-Module á zweieinhalb Stunden entwickelt und an uns selbst ausprobiert. Mir kam hierbei die Rolle des Transformations-Architekten zu. Natürlich braucht es einige Zeit, um alte Muster zu verlernen. Im Laufe der Zeit gab es dann aber einen Sog im Team, da unsere Veränderungen auf unserem Teamboard für alle sichtbar waren.
Die erste Loop-Reise hat knapp ein halbes Jahr gedauert. Parallel starteten wir die Lernreise in meinem kompletten Team. Gemäß des dann neu festgelegten Zeitplans sind wir im Dezember 2021 mit allen Mitarbeiter:innen meines Teams fertiggeworden.
Wie hat sich die Zusammenarbeit verbessert?
Wir sind im Team alle gewachsen. Ein Großteil des Transformationskreises hatte vorher keinerlei Moderationserfahrung oder zum Teil keine tiefergehenden Kenntnisse in Power-Point. Es war wunderschön zu sehen, wie wir alle an unseren Herausforderungen wachsen konnten. Wir erleben jetzt im Team einen neu gefundenen Zusammenhalt.
Was ist jetzt anders als vorher?
Durch die neue Verbundenheit und dem eingeübten neuen Mindset sind wir fixer im Treffen und Umsetzen von Entscheidungen und herzlicher im Miteinander. Wir begegnen uns offener. Konflikte lösen wir schneller auf und sie behindern nicht das Tagesgeschäft. Für mich ein gelebtes #KlartextGewinnt.
Wir haben die Bereitschaft, eine rasche gefundene Lösung später gegen eine noch bessere zu ersetzen und denken in Iterationen: Sicher genug, um es auszuprobieren? Mach es einfach!
Mit dem rollenbasierten Arbeiten haben wir begonnen, meine Führungsarbeit in kleinen Schritten auf andere Schultern zu verteilen. Ebenfalls hat sich die Selbstverantwortung und die Entscheidungskultur in Summe erheblich verändert: Sehr schnell wird Bestehendes, das uns nicht weiterbringt, beendet und durch etwas Besseres ersetzt. Und dies ganz ohne mein Zutun in effektiven Meetings, wie wir sie vorher nicht hatten.
Kann Ihr Vorgehen auch auf andere Fachbereiche übertragen werden?
Kurze Antwort: Ja, auf alle. Per se ist der Transformations-Ansatz universell, wenig dogmatisch und verträgt sich mit Allem, da der Loop Approach selbst keinen konkreten Zielzustand für die Organisation liefert. Als Rahmen liefert er allerdings genügend Struktur und Stabilität, um Teams zu verändern und bietet dennoch größte Flexibilität, die passende Teamstruktur gemeinsam zu entwickeln. Aktuell gibt es gerade Gespräche mit DB Regio Bus und DB Vertrieb über Einsatzmöglichkeiten.
Was können andere Führungskräfte aus diesem Praxisbeispiel lernen?
Du bist der Schlüssel zur erfolgreichen Transformation!
Vertraue dem (Transformations-)Prozess, den schlummernden Kompetenzen Deines Teams und gehe mutig voran. Wir Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion und können geschützte Räume anbieten, in denen Veränderung passieren kann und darf. Wenn wir ein schlagkräftiges und zukunftsfähiges Team DB werden wollen, dann sollten wir als Führungskraft Zeit und Kraft in ein neues Mindset investieren und es dann konsequent vorleben.
